Jak skorzystać z Active.invoice?
8 września 2010
Active.invoice jest bezpłatną aplikacją dodawaną do serwerów z serii Active, która ma za zadania usprawniać proces fakturowania w firmie. Obsługa programu jest intuicyjna i nie powinna sprawiać problemów nawet początkującym użytkownikom komputera. Jednak, aby nie przeoczyć żadnej z jego funkcjonalności, pokrótce chcemy zaprezentować najważniejsze z nich. Aby móc skorzystać z narzędzia Active.invoice, należy wcześniej je aktywować. Zrobić to można za pomocą Panelu Klienta, przechodząc do zakładki „Twoje serwery” a następnie wybierając identyfikator swojego serwera. W jego szczegółach wystarczy kliknąć w przycisk „Zamów usługę dodatkową”, wybrać Active.invoice, zaakceptować regulamin usługi oraz potwierdź wybór przyciskiem „Zatwierdź”. Po aktywowaniu usługi możesz korzystać z następujących funkcji:
- Wystawianie faktur VAT, proforma i korygujących. Aby wystawić fakturę, w górnym menu wybierz zakładkę „Faktury”, a następnie kliknij w przycisk „Wystaw”. W edycji nowej faktury, wybierz z rozwijanej listy rodzaj faktury: VAT lub proforma. Numer wybranej faktury zostanie automatycznie uzupełniony. Proces wystawiania faktury korygującej przebiega w podobny sposób, jak wystawianie faktur VAT i proforma. Z górnego menu, wybierz pozycję „Faktury”, a następnie kliknij w przycisk „Wystaw”. Następnie, wybierz rodzaj faktury – Korygująca. Pokaże się komunikat, informujący o konieczności wyboru faktury VAT, dla której ma nastąpić korekta. Po zatwierdzeniu komunikatu klikając „OK”, w górnej części strony kliknij w przycisk „Wybierz fakturę do korekty”. Po wybraniu faktury, pola z danymi nabywcy i produktem zostaną automatycznie uzupełnione na podstawie faktury bazowej.
- Wprowadzanie zmian danych Twojej firmy na fakturze. W dowolnym momencie korzystania z aplikacji możesz dokonać wprowadzenia/korekty danych swojej firmy, np. w przypadku zmiany siedziby przedsiębiorstwa. Aby zmienić dane swojej firmy, przejdź do zakładki „Konfiguracja” i wybierz „Dane firmy”. Następnie, w formularzu wstaw/popraw wybrane przez Ciebie dane. Po zakończeniu edycji danych kliknij przycisk „Zapisz”, w celu potwierdzenia zmiany.
- Dopasowywanie wyglądu faktury do identyfikacji wizualnej firmy (dodawanie logo). Jeśli chcesz umieścić na fakturze swoje logo, co jest bardzo dobrym rozwiązaniem, po zalogowaniu się do Active.invoice wybierz zakładkę „Konfiguracja”, a następnie kliknij w button „Logo firmy”. Następnie, dodaj logo Twojej firmy w formacie .jpg (maksymalny rozmiar pliku 50kB, a maksymalny rozmiar logo 200×120 px.) z swojego komputera – po czym kliknij w przycisk „Zapisz”.
- Dodawanie i edycja kontrahentów. Dzięki Active.invoice możesz w łatwy sposób zdefiniować dane Twoich kontrahentów, dla których będziesz wystawiać faktury. W tym celu, przejdź do zakładki „Kontrahenci” i kliknij „Dodaj”, jeśli chcesz wprowadzić nowego kontrahenta, bądź „Edytuj” w przypadku, gdy chcesz edytować dane już istniejącego kontrahenta. Po dodaniu nowego kontaktu lub zakończeniu edycji zatwierdź wybór, klikając w przycisk „Zapisz”.
- Tworzenie listy produktów. Opcja ta pozwala na ustalenie listy oferowanych przez Ciebie produktów bądź usług. Dzięki temu, podczas wystawiania faktury, będziesz mógł wybrać zdefiniowany na liście produkt (usługę) i dodać pozycję do faktury. Aby utworzyć listę produktów, z zakładki „Produkty” wybierz „Dodaj”, a następnie wypełnij formularz. Na tym etapie masz również możliwość wybrania zdefiniowanej przez Ciebie stawki podatku VAT. Stawkę VAT może ustawić w zakładce „Konfiguracja” – „Stawki VAT”.
- Tworzenie raportów miesięcznych. Program umożliwia również tworzenie miesięcznych raportów. Zawierają one najważniejsze informacje z poszczególnych faktur wystawionych w danym okresie, takie jak: kwota netto, brutto czy kwota podatku VAT. Każdy raport zawiera także podsumowanie zbiorcze z sumą wygenerowanych przepływów pieniężnych oraz orientacyjnym podatkiem dochodowym. Aby przejść do listy raportów, w zakładce „Raporty” wybierz pozycję „Lista”. Na samej górze strony, z rozwijanej listy „Raport za miesiąc” – wybierz okres, za który chcesz zobaczyć raport, po czym kliknij „Pokaż”.
Jak widać, Active.invoice jest programem wyposażonym w wiele przydatnych funkcjonalności, przy jednoczesnym zachowaniu prostoty jego obsługi. Wszystkich chętnych zachęcamy do przetestowania naszej nowej usługi!
tagi: Active, Active.invoice, Serwery
